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個人情報保護方針

制定日 2013年7月1日
最終改定日 2016年6月15日
株式会社 マックスサポート
代表取締役 西根 伸吾

1. 個人情報の保護についての考え方

当社では、お客様及び当社のコールセンター業務、総務データエントリー業務、他全ての業務に関わるすべての方々(株主様、従業員等を含み、以下総称して「ご本人様」といいます)の個人情報が、個人情報保護法並びに個の人格尊重(プライバシー保護)の理念の下に適正かつ慎重に取り扱われるべきものであり、法令遵守のみならず、個人の権利利益と密接に関わるものであるという認識に基づき、個人情報の取扱に際して以下の事項を誓約させていただきます。

  1. 個人情報の取扱いに関する法律、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、「JISQ15001 :2006」規格に準拠した個人情報マネジメントシステムを策定し、継続的な維持・改善を行います。
  2. 個人情報の取扱いに関する規程を明確にし、従業員等に周知徹底します。また、取引先等に対しても適切に個人情報を取扱うように要請します。
  3. 個人情報の取得、利用及び提供に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、もしくは同意を得た上で、その利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱い(目的外利用)を行わないよう個人情報を取扱い、その為の措置を講じます。
  4. 個人情報を取扱うに当たっては、原則として利用目的に必要な範囲内で保存期間を定めるものとし、法令により例外として扱うことが認められている場合を除き、保存期間経過後または利用目的を達成した後は、個人情報を遅滞なく消去します。
  5. 個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止及び是正するため、必要な対策を講じて適切な管理を行ないます。
  6. 保有する個人情報について、ご本人様からの開示、訂正、削除、利用停止の依頼を所定の窓口でお受けして、誠意をもって対応します。
  7. コールセンター・営業所の電話システムに、通話録音装置を接続し、顧客対応における不適格な営業トークへの事前指導・応対品質向上のために通話の記録を収集・保存・管理させて頂く場合がございます。

2. 苦情・相談

当社の保有する個人情報、個人情報の取り扱い、及び当社の個人情報保護マネジメントシステムに関して、ご本人様より苦情・相談のお申し出を頂いた場合、迅速かつ適切に対応いたします。

3. 附則

この個人情報保護方針は、2013年7月1日から施行します。
なお、法令・各種ガイドライン等の制定や変更等に伴い、この個人情報保護方針を変更することがあります。
方針の変更につきましては当社ホームページ上において公表いたします。

株式会社マックスサポート
<個人情報取扱い窓口> 2005年10月1日から開設

お客様、その他の方の窓口 0120-933-784 〔受付時間/平日※9:00~17:00〕
土日祝祭日及び8月11日~8月17日、12月28日~1月4日を除きます。

当社は下記の認定個人情報保護団体対象事業者です。
こちらの連絡先でも、個人情報に関する苦情を受付けております。

認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号:0120-700-779

個人情報の取扱い

1. 当社の名称

株式会社マックスサポート
鳥取県米子市東町234番地米子開発ビル2F

2. 個人情報保護管理者

所属:管理本部
氏名:西山 哲史
連絡先:〒683-0067 鳥取県米子市東町234番地 米子開発ビル2F
電話:0859-31-6532/FAX:0859-31-6543
E-mail:Maxgrp-jinji@po.hikari.co.jp

3. 事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取扱いに関すること

当社は、当社が遂行する各事業において必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は下記の目的で利用させていただきます。また、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱いに関する契約の締結をはじめ、適切な監督を実施します。

(1)利用目的

個人情報 利用目的
コールセンター事業で取り扱う個人情報 商品・サービス、情報サービス、及びアフターサービスの提供(委託された受託業務を含みます)
データエントリー業務で取り扱う個人情報 申請書類・回収データ等を、登録入力処理の為(委託された受託業務を含みます)
人材派遣業務で取り扱う個人情報 登録スタッフの業務管理
DM発送業務で取り扱う個人情報 DM発送準備、案内郵送の為
ホームページお問合せで取得した個人情報 お問合せへの回答連絡の為
採用応募者の個人情報 採用選考、及びそれに関する連絡、事務処理
株主情報の管理個人情報 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため株主としての地位に対し、当社から各種便宜を供与する為株主と当社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種の方策を実施する為各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等
人事業務の個人情報 従業員人事管理就業規則等に定める制度事項の運用管理、勤務状況管理、給与計算、税務処理、社会保険制度の運用管理、安全衛生管理、健康診断、福利厚生諸制度の運用管理、入退室管理、各種書類作成、従業員教育、その他社内における業務管理及び連絡、法令等に定める手続きの実施、その他業務遂行に必要な範囲での利用

4. 開示等の受付方法・窓口

当社の保有する個人情報に関するお申し出及びその他の個人情報に関するお問合せは、以下の方法にて受け付けます。なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

(1)受付手続き
下記の宛先に電話でお申込ください。
受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げますが、下記の窓口及び方法によりご本人様(または代理人)であることの確認をしたうえで、原則として書面により回答いたします。また、お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。

《受付の方法・窓口》
住所:鳥取県米子市東町234番地 個人情報受付センター
電話:0120-465-660(無料)
受付時間は平日※の午前9時から午後5時までとさせていただきます。
※土日祝祭日及び8月11日~8月17日、12月28日~1月4日を除きます。

《本人確認の方法》
■ご本人様からのお申込の場合、ご本人であることの確認のために、以下の情報をご提出いただきます。
当社の保有する個人情報の内容に関して、ご本人様の情報について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をします。

電話口での確認方法
氏名・住所・電話番号・暗証番号等の当社ご登録情報の確認

申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの
運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証の写しのいずれか1つと、現住所を確認できる書類(住民票の写し、公共料金の請求書等)
(免許証等をご提出の場合は、本籍地等機微情報は黒塗してご提出ください。)

《代理人・法定代理人確認の方法》
■代理人・法定代理人からのお申込の場合、確認のために、以下の情報をご提出いただきます。
申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの
運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証の写しのいずれか1つと代理人・法定代理人であることを示す委任状 、法定代理人資格証明書類、委任状に押印されたご本人様の印鑑の印鑑証明書
代理人・法定代理人の本人確認書類(ご本人様からのお申込に準ずる)

尚、ご提出いただいた証明書類等につきましては返却いたしません。

(2)手数料
開示等の求めに対し、「利用目的の通知」、及び「開示」について郵送の方法により回答した場合は、1件につき430円(郵送・簡易書留代)をご負担いただきます。
申込書類に430円分の郵便切手を同封ください。なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。

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